Office Manager H/F

CDI  |  FRANCE  

 

Publié le 08/03/2023

 

Détails

 

Rejoignez Aegide International ! Nous sommes experts en conseil, audit et formation dans le domaine HSE en France et à l'international depuis près de 30 ans ! Rejoindre Aegide international c’est faire partie d’une équipe de professionnels HSE passionnés qui vise l’excellence et qui s’entraident et se valorisent mutuellement. 

    

Chez Aegide vous bénéficierez : 

• Des possibilités d’évolutions professionnelles avec un accompagnement à la montée en compétences via un processus d’intégration personnalisé et une GEPP,  

• Tickets restaurants (9€/journées travaillées dont 60% de part employeur) ; 

• D’une flexibilité sur l’organisation du travail (télétravail possible, horaires aménageables) ; 

• D’un comité bien-être au travail qui organise des moments d’équipe et un suivi de la qualité de vie et des conditions de travail des collaborateurs ;  

• Et de beaux locaux conviviaux avec un accès rapide aux transports en commun 

 

Le poste 

Nous sommes à la recherche d'un(e) Office Manager polyvalent(e) pour rejoindre notre entreprise dynamique et en pleine croissance. En tant que membre clé de notre équipe, vous serez en charge de la gestion des déplacements et voyages de nos consultants, de l'assistanat administratif, de la comptabilité de base ainsi que de la gestion des services généraux. Votre rôle consistera à maintenir un environnement de travail efficace et agréable pour nos collaborateurs et nos clients.   

 

Vous bénéficierez d’une grande autonomie dans votre poste ainsi que la chance de contribuer à la promotion d’une vrai culture sécurité en France et dans le monde !  

 

•  Rémunération : entre 25 et 30k € brut annuel sur 12 mois en fonction du profil  

•  Temps de travail : 35h   

•  Statut : ETAM 

•  Lieu : Bordeaux 

  

Vos principales missions : 

Services généraux : 

• Gérer le courrier entrant/sortant 
• Coordonner les relations administratives et contractuelles avec les fournisseurs 
• Gérer les stocks de fournitures pour les bureaux et les commandes d'approvisionnement 
• Accueillir les visiteurs et les appels téléphoniques 
• Prendre en charge les demandes clients et les appels 

 

Assistanat et logistique : 

• Coordonner les aspects logistiques des déplacements des salariés/consultants en conformité avec les demandes des clients internes (Managers, Chef de projet) 
• Obtenir les visas et autres formalités administratives d'entrée 
• Réserver l'hébergement 
• Réserver les billets d'avion, de train ou la location de voitures des consultants en mission 
• Suivre les contrats de la flotte de véhicules en LLD 

 

Assistanat comptable : 

• Centraliser et déposer les factures fournisseurs sur l’outil comptable 
• Préparer les PO sous-traitants sur la base des éléments fournis par les demandeurs autorisés 
• S'occuper des relances factures clients lorsqu'elles arrivent à échéance 
• Remonter les retards de paiements nécessitant une intervention des BLM ou de la Direction 
• Effectuer le suivi des paiements sur la banque pour mettre à jour le suivi de facturation (Zoho et Smartsheet) 
• Alimenter les plateformes de référencement type Provigis à l'aide des documents administratifs demandés par les clients 

 

Votre profil 

Vous justifiez au minimum d’un niveau d’étude BAC +2 et d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire d'assistanat et de gestion logistique ou d'Office Manager. Expérience acquise dans l’idéal au sein d'entreprises tournées vers l'international. 

 

Pour réussir ces missions, vous devrez être organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais et les priorités. Vous êtes capable de gérer vos priorités et vos taches de façon autonome. Votre sens du service client et votre réactivité vous permettent de vous adapter à vos différents interlocuteurs et de répondre à leurs besoins dans les meilleurs délais.   

 

Vous maîtrisez les outils bureautiques (pack office) et l’anglais : en effet, vous pourrez être amené(e) à rédiger des emails dans la langue de Shakespeare, « so you need a good level of English like B1 ! ». 😊  

 

Conformément à notre vision sur la prévention et l'insertion du handicap, tous nos postes à pourvoir sont ouverts aux personnes en situation de handicap. 

 

Processus de recrutement  

• 1er échange téléphonique avec Julie (Chargée de Recrutement)
• 2e échange avec Julie et Mathis (Responsable RH)
• 3e échange avec Elise, Julien, Laetitia et Maxime (Managers)
• 4e échange avec Adrien BOURDON-FENIOU (Directeur)